Constituir una sociedad en España es un proceso meticuloso que requiere el cumplimiento de diversos requisitos legales. Es esencial conocer cada paso a seguir para asegurar la legalidad del proceso.
Este artículo ofrece una guía detallada sobre cómo constituir una sociedad en España, destacando las principales consideraciones a tener en cuenta y los trámites necesarios, de acuerdo con la Ley de Sociedades de Capital y otras normativas vigentes.
1. Elección del tipo de sociedad
El primer paso para constituir una sociedad es elegir la forma jurídica que mejor se adapte a las necesidades del negocio que se quiere crear. Las opciones más comunes son:
- Sociedad Limitada (SL): La más utilizada por su flexibilidad y simplicidad en la gestión. La responsabilidad de los socios se limita al capital aportado. Pese a que anteriormente se requería de un mínimo de 3.000 euros de capital, desde 2022, el capital social mínimo requerido se redujo a 1€. Por ello, en este caso, hasta que el capital no alcance 3.000 €, se debe destinar al menos el 20% del beneficio para la reserva legal.
- Sociedad Anónima (SA): Adecuada para grandes empresas que buscan flexibilidad en la transmisión de acciones y acceso a mercados de capitales. Requiere un capital social mínimo de 60.000 euros.
- Sociedad Limitada Nueva Empresa (SLNE): Variante de la SL diseñada para facilitar la creación de nuevas empresas, especialmente pequeñas y medianas empresas (PYMEs).
- Sociedad Cooperativa: Ideal para negocios con un enfoque colaborativo, donde los socios participan en la toma de decisiones y en los beneficios.
2. Reserva del nombre de la sociedad
Es fundamental elegir un nombre único para la sociedad. La disponibilidad de la denominación escogida debe verificarse para asegurarse de que no está siendo utilizado por otra entidad y, una vez comprobado esto, debe reservarse en el Registro Mercantil Central (RMC). Se obtiene entonces un certificado de denominación social que confirma la disponibilidad del nombre.
3. Redacción de los Estatutos Sociales
Los estatutos sociales son el documento que establece las normas de funcionamiento de la sociedad. Deben incluir:
- Denominación social.
- Objeto social (actividad a la que se dedicará la empresa).
- Domicilio social.
- Capital social y forma de aportación.
- Estructura de administración (órganos de gobierno, administración y sus competencias).
- Normas para la transmisión de participaciones o acciones.
4. Aportación del Capital Social
Aunque la SL no requiere un capital mínimo, es recomendable un capital inicial que permita el desarrollo de la actividad empresarial.
Para las SA, el capital social mínimo es de 60.000 euros, con al menos el 25% desembolsado en el momento de la constitución.
Lo que debe hacerse en este sentido es abrir una cuenta bancaria a nombre de la sociedad en constitución y depositar en ella el capital social. El banco emitirá un certificado acreditando el depósito del capital social (relevante para SA).
5. Otorgamiento de escritura pública de constitución
La escritura pública de constitución debe ser otorgada ante un notario, presentando la siguiente documentación:
- Certificado de denominación social.
- Estatutos sociales.
- Certificado bancario del depósito del capital social (si aplica).
- Identificación de los socios fundadores.
- Designación de los administradores iniciales.
A continuación, se procederá a la firma de la escritura pública.
6. Inscripción en el Registro Mercantil
Una vez otorgada la escritura pública, esta debe inscribirse en el Registro Mercantil correspondiente al domicilio social de la sociedad. Con la inscripción, la sociedad de responsabilidad limitada y la sociedad anónima adquieren personalidad jurídica propia y se constituyen regularmente como tales, pudiendo a partir de tal momento actuar como tal en el tráfico jurídico.
La inscripción en el Registro Mercantil ha de solicitarse dentro del mes siguiente al otorgamiento de los documentos necesarios para la práctica de la misma, salvo las SL, SA y Sociedad Comanditaria por acciones, que deberán hacerlo en el plazo de dos meses desde el otorgamiento de la escritura de constitución.
7. Obtención del Número de Identificación Fiscal (NIF)
Con la escritura de constitución firmada, la sociedad podrá obtener un NIF provisional para operar inicialmente.
Una vez inscrita en el Registro Mercantil, el NIF pasa a ser definitivo.
8. Alta en impuestos y Seguridad Social
- Alta en el impuesto sobre Actividades Económicas (IAE).
- Registro en la Seguridad Social: La empresa debe registrarse como empleador en la Seguridad Social y dar de alta a los empleados, de tenerlos.
9. Libros y registros oficiales
Las sociedades tienen la obligación de llevar ciertos libros y registros oficiales, que incluyen:
- Libro de actas: Registra las decisiones de las juntas de socios y del consejo de administración.
- Libro registro de socios (para SL) o Libro registro de acciones nominativas (para SA): Registra las participaciones o acciones y sus transferencias.
- Libros contables: Incluyen el libro diario y el libro de inventarios y cuentas anuales, que deben ser legalizados en el Registro Mercantil.
10. Protección de Datos
Si la sociedad maneja datos personales, debe cumplir con lo dispuesto en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y en la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales (LOPDGDD).
Otras consideraciones adicionales
- Licencias y permisos: Dependiendo del sector o actividad, puede ser necesario obtener licencias específicas, como la licencia de apertura o autorizaciones sectoriales.
- Contratos y relaciones laborales: Es fundamental redactar contratos laborales y mercantiles que cumplan con la normativa vigente, así como establecer políticas de recursos humanos y cumplimiento normativo.
- Propiedad intelectual e industrial: Registrar marcas, patentes y otros derechos de propiedad intelectual para proteger los activos intangibles de la sociedad.
- Prevención de blanqueo de capitales: Implementar políticas y procedimientos de prevención de blanqueo de capitales.
- Auditorías y cuentas anuales: Las sociedades anónimas y algunas sociedades limitadas deben presentar cuentas anuales auditadas al Registro Mercantil.
En conclusión, constituir una sociedad implica una serie de pasos y consideraciones legales que deben seguirse con precisión para asegurar la legalidad y viabilidad del negocio. Contar con el asesoramiento adecuado de un despacho de abogados especializado puede facilitar este proceso y asegurar que todos los trámites se realizan correctamente, evitando posibles problemas futuros. La correcta planificación y ejecución de estos pasos no solo garantizan el cumplimiento de la normativa, sino que también sientan las bases para el éxito y crecimiento sostenido de la empresa.